Thursday, December 30, 2010

Melangkah Kehadapan Menghadapi 2011

Salam hormat. Selamat menyambut tahun baru 2011. Persediaan untuk persekolahan hari pertama telah tersusun rapi. Selain mesyuarat guru, mesyuarat JK utama seperti kurikulum, kokurikulum dan HEM telah selesai. Kepimpinan sekolah sepatutnya telah ambil kira elemen-elemen baru yang akan dilaksanakan pada tahun 2011. Elemen baru tersebut termasuk penggunaan SKPM versi 2011, pelaksanaan KAFA (dibawah Yayasan Islam Terengganu) yang mengguna masa 15 jam seminggu (3 jam sehari selama 5 hari), KSSR yang bermula ditahun 1 (melibatkan perubahan minit waktu mengajar mata pelajaran tertentu), program LINUS yang telah berada di tahun 2 (adakah linus mencapai target?).

Saya berpendapat bahawa sekolah mesti kembali kepada asas iaitu menjamin perkembangan intelektual dan sahsiah pelajar serta menyediakan peluang pendidikan untuk semua pelajar. Ini bermakna kecemerlangan sekolah adalah sekolah yang dapat memberi pendidikan kepada semua pelajar, tiada keciciran, tiada yang tidak menguasai LINUS, tiada pengaliran bercorak diskriminatif dan semua pelajar mendapat layanan yang adil dari guru dan sekolah

Kepada rakan-rakan GB marilah bersama melakukan transformasi sekolah berfokus kepada peningkatan pencapaian pelajar dalam semua bidang (bukan akademik semata) dan membangunkan kapasiti sekolah untuk perubahan secara berterusan. Proses untuk penambahbaikan sekolah akan mengambil masa diantara 3-5 tahun. Itulah sebabnya perancangan strategik sekolah dirangka seperti jangka masa tersebut. Fokus GB adalah berusaha menyelesaikan masalah sebenar yang menyebabkan sesuatu gejala masalah timbul bukan hanya menghapuskan gejala itu sahaja.

GB bersama warga guru mesti melihat semua data-data yang ada di sekolah seperti keputusan ujian OTI, UPSR, pencapaian kokurikulum, kehadiran harian pelajar, bilangan kes disiplin dll untuk dijadikan maklumat sebelum merancang perubahan untuk 2011. Kajian terhadap maklumat tersebut membolehkan pihak sekolah menambahbaik program seterusnya menambahbaik sekolah secara keseluruhan. Atau adakah kita GB hendak menunggu pihak luar (biasanya 'stake-holder' pendidikan) mengarah untuk melakukan penambahbaikan atau pihak GB sendiri yang mengusahakannya untuk penambahbaikan?

Monday, December 27, 2010

Strategi Pengurusan 2011

Salam bahagia. Pada minggu ini ramai rakan GB mengadakan mesyuarat pengurusan sekolah yang pertama atau mudahnya dipanggil mesyuarat guru. Saya berpendapat mesyuarat ini sangat penting untuk pengurusan dan kepimpinan sekolah menyebar dan membuat 'internal marketing' pelan strategik sekolah 2011. Pelan tersebut mesti dicetak, disebar dan diperjelaskan konsep pelaksanaannya kepada semua staf. Jangan lupa bahawa setiap kerja buat staf adalah 'cascading' dari misi, visi, matlamat, objektif, kpi dan target.

GB sebagai orang penting dan pembolehubah penting yang menentukan kejayaan atau kegagalan sesuatu inovasi pendidikan di sekolah. Kalau perancangan strategik yang dibuat hendak dipanggil satu inovasi pengurusan maka wajarlah GB menguasai kecekapan baru bagi melaksanakan inovasi tersebut. Penguasaan kemahiran baharu dan sikap baharu memerlukan GB meninggalkan amalan-amalan lama yang tidak dikehendaki.

Saya mencadangkan rakan-rakan GB yang menyediakan SKT 2011 nanti menggunakan petunjuk prestasi (KPI) yang sama dari perancangan strategik sekolah 2011. Misalnya dalam pengurusan bidang akademik kpinya ialah lulus semua A, lulus minimun C, GPS, peratus LINUS, peratus guru diselia P & P dan bilangan aktiviti panitia. KPI yang sama juga boleh digunakan bila GB dikehendaki melengkapkan SIP dalam NKRA nanti.

Saya percaya jika GB memilih untuk menjadi pemimpin strategik maka mereka mesti tahu dan memahami persekitaran sekolah (melalui analisis SWOT). GB tersebut akan mengkaji semula misi dan visi yang sedia ada berdasarkan situasi semasa. Tidak takut untuk merombak atau mencipta misi dan visi yang baru, kemudian menjelaskan misi dan visi baru. GB perlu tahu menjawab 3 persoalan asas iaitu...'What is our business?, Who is our customer? and What does the customer value?'. Sentiasa ingat untuk mengenepikan hiraki, sebar kembangkan kepimpinan untuk berkongsi tanggungjawab. GB yang strategik mencabar kefahaman, kebolehan dan kebiasaan yang sedia ada. Mereka berada dibaris hadapan dalam meneraju kepimpinan sekolah dan melaksanakan tanggungjawab strategik dengan konsisten.

Thursday, December 16, 2010

Menghadapi Halangan

Salam hormat. Perancangan strategik sekolah sudah disiapkan. Ia tidak terlalu tebal, hanya 9-12 muka surat. Saya berpendapat perancangan ini adalah 'layer' teratas dan dibawah kawalan pengurusan utama (top management) sekolah. Tetapi inisiatif atau cadangan strategi untuk pelaksanaan tidak memberi kesan kepada organisasi jika tiada tindakan dibuat. 'The execution of a strategy is more important, and more valuable, than the formulation of a strategy' (Niven, 2003)

Harus diingat bahawa kegagalan untuk mencapai matlamat atau objektif juga kerap berlaku walaupun sekolah mempunyai perancangan strategik yang komprehensif. Ini adalah kerana kelemahan-kelemahan dan halangan yang timbul dalam organisasi itu sendiri. Niven memetik dari Kaplan & Norton menyatakan 4 halangan utama ialah halangan visi, halangan manusia, halangan pengurusan dan halangan sumber.

Halangan wujud bila ahli-ahli dalam organisasi tidak mempunyai maklumat yang jelas halatuju sekolah mereka. Komunikasi dua hala dan 'empowerment' kurang berlaku. Cuba fikirkan jika kita sebagai ketua dalam organisai adakah kita perlu memberi tahu apa yang perlu dibuat, bila hendak buat, dimana dan bagaimana hendak buat atas setiap perkara. Kemana kesedaran bekerja untuk merealisasikan impian (visi) menjadi nyata atau terus dibuai impian.

Saya pasti rakan-rakan GB pernah dengar atau menjadi pengamal 'management by walking around'. Gaya pengurusan begini merapatkan hubungan dengan semua staf di sekolah, boleh berhubung secara informal dengan staf, membolehkan komuniaksi 2 hala dan berfaedah kepada semua pihak. Tetapi ada juga yang menjadi pengikut 'management by firefighting', berterusan menyelesaikan krisis atau konflik satu demi satu bila timbul.

Kita sangat faham bahawa halangan sumber seperti kewangan, kepakaran akan dihadapi oleh GB untuk melaksanakan kerja buat pengurusan di sekolah. Disinilah kebijaksanaan diperlukan untuk menetapkan bajet yang munasabah, sesuai untuk sesuatu program atau projek. GB sudah pasti berusaha mendapatkan pelbagai sumber dari luar sekolah jika sumber yang ada tidak mencukupi. Sudah menjadi tanggungjawab GB mengurus sumber dengan cekap dan berkesan.

(Rujukan: Niven, Paul R (2003). Balance Scorecard Step-by-Step for Goverment and Nonprofit Agencies. John Wiley & Sons. USA)

Monday, December 13, 2010

Dimanakah letak NILAI dalam perancangan strategik?

Salam bahagia. Perancangan strategik sekolah tahun 2011 sudah disiapkan. Satu isu ditimbulkan rakan saya mengenai nilai atau 'value'. Katanya perancangan yang baik tidak mampu dilaksanakan jika ahli-ahli dalam organisasi sekolah tidak berkongsi dan memiliki nilai yang sama. Memang tepat sekali pandangan tersebut, selain berkongsi misi dan visi mesti ada nilai yang dikongsi bersama.

Misi dan visi yang berkesan dibina atas asas nilai-nilai yang betul. Nilai menjadi penghubung diantara misi dan visi organisasi. Mari kita tanya diri kita, apakah nilai saya sebagai pemimpin sekolah? Apakah nilai-nilai yang sedia ada dan terbina di sekolah kita? Apakah nilai-nilai yang menjadi anutan guru-guru dan staf sokongan di sekolah kita?

Secara ringkas nilai boleh takrifkan sebagai kepercayaan yang mendorong sesorang atau organisasi bertindak. Ia semacam prinsip atau tatacara seseorang atau organisasi bertindak. Ia ditunjukkan melalui tingkahlaku ahli-ahli organisai bekerja atau bertindak. Tetapi harus diingat supaya nilai tidak dikelirukan dengan amalan (practices) atau cara bekerja. Ini adalah kerana cara bekerja atau proses kerja boleh berubah mengikut masa. Sementara nilai-nilai akan terus kekal dengan syarat terus diperkukuhkan dan diurus dengan bijaksana.

Adakah etika itu nilai? Saya berpandangan bahawa etika adalah sebahagian dari sistem nilai. JPA pun telah memberi panduan yang jelas mengenai etika dan nilai perkhidmatan awam. 11 nilai murni perkhidmatan awam mesti menjadi anutan dan amalan semua warga sekolah dalam menjayakan misi dan visi sekolah. Nilai-nilai yang dimaksudkan ialah amanah, bertanggungjawab, ikhlas, dedikasi, sederhana, tekun, bersih, berdisiplin, bekerjasama, berbudi mulia dan bersyukur. Nilai-nilai yang dipegang sudah pastinya nilai-nilai yang menyokong objektif, matlamat, visi dan misi organisasi!

Akhirnya marilah kita lihat bersama adakah organisasi kita mengalami atau berdepan dengan konflik nilai? Jika wujud nilai-nilai yang bertentangan dengan ahli-ahli dalam organisasi maka pelaksanaan tindakan dalam perancangan strategik menjadi lebih sukar dan akan berdepan dengan kegagalan. Pada masa yang sama marilah melihat kepada diri kita sendiri dan bertanya 'How do I perform?' dan 'How di I learn?'

Thursday, December 9, 2010

Menetapkan Target

Target atau sasaran diantara komponen utama bila menyediakan pelan strategik organisasi. Mesti diingat bahawa setiap KPI di 'link' dengan target. Isu timbul bila target yang di tetapkan dibuat sesuka rasa atau dibuat atas kehendak arahan orang atasan tanpa mengambil kira kewajaran atau pertimbangan keupayaaan organisasi untuk mencapainya.

Saya mencadangkan apabila kita menetapkan KPI dalam bidang utama pengurusan sekolah seperti akademik, HEM, Ko-Kurikulum dll marilah kita lihat dan tinjau status TOV, standard kebangsaan atau negeri, penandaarasan, analisis SWOC dan maklumbalas pelanggan. Misalnya jika objektif untuk meningkatkan pencapaian akademik dalam UPSR, KPInya boleh jadi GPS, lulus semua A atau lulus minimun C atau ketiga-tiganya sekali. Kalau tov GPS berada di 2.50, target 2011 hendak jadi 2.40 boleh jadi munasabah. Tetapi jika target hendak dapat GPS 1.50, maka patut fikirkan pertimbangan yang sesuai supaya sasaran baru tidak tersasau.

Menggunakan analisis trend adalah satu cara yang biasa digunakan untuk menetapkan target atau tov seperti merujuk pencapaian terendah dan pencapaian tertinggi, kemudiannya dijadikan purata. Ia kemudiannya dijadikan target yang baru atau dijadikan tov.

Terpulanglah kepada kebijaksanaan pemimpin sekolah dalam menetapkan target yang munasabah, berupaya untuk dicapai dalam tempuh yang ditetapkan. Pencapaian akhir target adalah penting untuk membuktikan bahawa proses tindakan pelaksanaan strategi yang betul telah berlaku. Itulah dikatakan 'execution is everything'.

Monday, December 6, 2010

Berapa KPI perlu diurus di sekolah?

Isu yang kerap ditimbulkan ialah berapa petunjuk prestasi (kpi) yang hendak diuruskan oleh pemimpin sekolah? Saya berpendapat ia bergantung kepada berapa banyak objektif utama yang hendak dicapai oleh GB. Misalnya dalam pengurusan bidang akademik jika 5 objektif telah dibuat maka sekurang-kurang mesti ada 5 kpi. Ini bermakna setiap objektif mesti mempunyai sekurang-kurangnya 1 objektif dan setiap objektif mesti di 'link' dengan satu 'target'. Patut diingatkan juga objektif  mesti memenuhi ciri 'SMART'. Sila ambil perhatian bahawa tidak boleh berkongsi KPI bila objektif berbeza.

Dalam NKRA-SKRA sekolah diminta menjayakan Program Pembangunan Sekolah (SIP). Terdapat 6 bidang pengurusan sekolah dalam SIP yang mesti dilaksana dan dijayakan oleh GB. Setiap bidang mesti menjayakan 3 objektif dan setiap objektif memiliki 1 KPI. Jadi GB telah memiliki 18 KPI untuk diurus pencapaiannya. Saya sebutkan bidang yang dimaksudkan adalah akademik, kokurikulum, hal ehwal murid, guru, infrastruktur & fizikal dan ibubapa & komuniti.

Pada masa yang sama harus diingatkan bahawa pengurusan sekolah mengikut Standard Kepengetuaan mempunyai bidang yang terdiri dari kurikulum, kokurikulum, hal ehwal murid, pengurusan kewangan, pentadbiran pejabat, pembangunan sumber manusia, pengurusan persekitaran & fizikal dan hubungan komuniti. Saya berpendapat bahawa jika kita memimpin, mengurus atau mentadbir sekolah mengikut standard kepengetuaan maka kita juga berjaya dalam SIP. Komponen objektif, KPI dan target dalam kedua-duanya adalah sama.

Jadi jika mengurus sekolah mengikut standard kepengetuaan ada berapa KPI? Saya bercadang pada tahun 2011 ada 32 KPI yang hendak diuruskan meliputi 8 bidang pengurusan utama sekolah. Saya mahu jadikan KPI pengurusan ini sebagai KPI GB dan akan dilengkapkan dalam SKT GB 2011. Pelan strategik 2011 sekolah hampir siap. Pelan tindakan setiap bidang pengurusan untuk 'layer' pertama pun telah dikemaskini. Insayaallah dapat dibentang pada mesyuarat guru pertama 2011.

Friday, December 3, 2010

Misi dan Visi Sekolah

Selamat berjumpa semula. Ada rakan-rakan GB bertanya kenapa perbincangan fasal petunjuk prestasi (KPI) didahulukan dalam perancangan 2011, walhal perkara seperti misi dan visi patut jadi fokus awal. Ingin saya jelaskan bahawa perbincangan mengenai KPI membolehkan pengukuran dibuat terhadap pencapaian sekolah seperti mencapai sasaran, melebihi target atau 'below target'. Ini bermakna GB bersama guru-guru mereka mesti membuat penilaian terhadap pencapaian 2010 sebelum merangka perancangan baru 2011. Ia dikatakan 'reflection and learn' atau mudahnya bermuhasabah!

Berbalik kepada misi dan visi sekolah, ada pertanyaan mengenai mana yang hendak didahulukan misi atau visi? Berdasarkan pembelajaran dan latihan yang pernah saya lalui adalah jelas bahawa misi mesti didahulukan dan diikuti dengan visi, selepas itu dinyatakan matlamat bidang-bidang pengurusan sekolah.

Misi adalah kewajipan yang mesti dijayakan oleh semua warga sekolah. Mandat misi dari Akta Pendidikan 1996, Sub-NKRA Pendidikan, GTP dll adalah jelas perlu dilaksanakan. Membangun potensi individu melalui pendidikan berkualiti adalah misi agung semua organisasi yang bergelar sekolah seperti dinyatakan dalam FPK. Ia memenuhi kehendak negara dan bersifat nasional.

Semetara visi adalah impian yang mahu dicapai oleh sekolah untuk menjadi sesuatu yang terpuji. Ada sekolah yang mahu menjadi sekolah terbilang peringkat negeri, sekolah cemerlang daerah, sekolah prestasi tinggi dll. Ini bermakna visi lebih bersifat lokal, sesuai dengan suasana dan budaya setempat.

Isu yang kerap ditimbulkan juga ialah berapa misi dan visi yang perlu ada di sekolah? Sudah pasti satu misi dan satu visi. Semua warga sekolah bertanggungjawab untuk menjayakan satu misi dan satu visi yang dikongsi bersama. Jadi kenapa masih ada organisasi sekolah yang mempunyai misi dan visi pengurusan kurikulum, HEM, bilik BOSS, bimbingan kaunseling dll yang saling berbeza. Sepatutnya melalui latihan yang betul dan amalan pengurusan yang dinamik perkara sebegitu tidak patut berlaku. Pengurusan dan kepimpinan yang komited perlu memperbetulkan hal tersebut. GB mesti faham bahawa misi dan visi 'cascading' sehingga ke bilik darjah, padang permainan, kantin, pejabat, komuniti sekitar dll. Jadi yang berbeza adalah matlamat dan objektif. Matlamat pengurusan HEM dan Kokurikulum ada perbezaannya. Objektif program LINUS berbeza dengan objektif program sukan sekolah. Semua mesti bergabung tenaga menjayakan misi dan visi sekolah.

Wednesday, November 24, 2010

Perancangan Sekolah 2011

Sekarang adalah masa terbaik untuk mengatur perancangan untuk 2011 dengan mengambil kira bidang peningkatan dalam SIP-SKRA. Apa yang penting dititikberatkan ialah mengenai petunjuk prestasi (kpi) yang diguna untuk mengukur bidang-bidang pengurusan yang telah ditetapkan. Kpi yang hendak digunakan mesti bersifat boleh dikira atau diukur dan berjaya dibuktikan untuk dilaksana. Kebanyakan kpi telah sedia ada digunakan dalam pengurusan sekolah. Cuma kekeliruan berlaku bila ia disamakan sebagai sasaran (target) atau pencapaian (achievement). Sasaran dan pencapaian adalah berbeza sama sekali dengan kpi. Misalnya dalam pengurusan akademik kpi adalah peratus lulus semua A, peratus lulus min C atau GPS dan GPMP. Sementara dalam LINUS (juga dibawah bidang akademik), kpi adalah peratus literasi dan peratus numerasi. Ada beberapa kpi lagi yang boleh digunakan dalam bidang akademik, tetapi lebih mudah kita menyediakan objektif program terlebih dahulu dan menentukan kpi. Ingatlah setiap objektif mesti ada sekurang-kurangnya satu kpi. Jumpa lagi.

Sunday, November 21, 2010

Laporan Nilaian Prestasi 2010

Terima kasih kepada semua guru dan staf sokongan yang telah menyiapkan dan menyerah laporan nilaiaan pretasi 2010. Laporan tersebut telah diserah oleh PPP (Penolong Kanan Pentadbiran) kepada Guru Besar sebagai PPK untuk disah atau diperakukan. Markah dalam laporan tersebut kemudian perlu dimasukkan dalam data online mengikut tarikh yang ditetapkan oleh PPD.

Selamat Bercuti Akhir Tahun 2010

Selamat bercuti kepada semua guru dan murid SK Durian Burong. Semoga cuti akhir tahun dapat digunakan untuk munafaat diri dan keluarga. Ini adalah masa terbaik untuk membuat refleksi kendiri atas kerja buat untuk tahun 2010 dan merancang untuk tahun 2011. Pada masa yang kita berusaha mencari peluang-peluang baru untuk meningkatkan keupayaan diri kita untuk menjayakan sekolah.